Servicekostenafrekening: voorbeeld voor drie woningen

Een servicekostenafrekening moet laten zien welke kosten zijn gemaakt, welk aandeel bij de woning hoort en hoeveel voorschot al is betaald. Hieronder reken je drie verhuurde woningen door. Je ziet waarom een verdeelsleutel moet passen bij de kostenpost en waarom groot onderhoud niet zomaar bij de huurder terechtkomt.

1. Kies de juiste periode en regels

Dit eigen voorbeeld betreft de afrekening over kalenderjaar 2026. De drie woningen zijn het hele jaar verhuurd aan dezelfde huurders. De bedragen zijn fictief en gebaseerd op veronderstelde werkelijke facturen. We behandelen gedeelde schoonmaak en elektriciteit voor gemeenschappelijke ruimten, geen individuele energiecontracten of levering van warmte.

De Huurcommissie beschrijft de beoordeling van servicekosten in het beleidsboek van juli 2026. Het uitgangspunt is onderbouwing van werkelijk gemaakte, toegestane kosten en een passende verdeling. Een factuur voor het gebouw is niet automatisch volledig door te belasten aan huurders.

Let op de jaargang: Rijksoverheid kondigde op 1 april 2026 invoering van nieuwe regels per 1 januari 2027 aan. Die datum vervangt de eerder genoemde invoering in juli 2026. Controleer bij latere afrekeningen het toepasselijke stelsel en overgangsrecht; pas aangekondigde regels niet zonder meer toe op dit voorbeeld over 2026.

2. Controleer de kosten voordat je verdeelt

De hal wordt door alle drie woningen gebruikt; voor de schoonmaak veronderstellen we een overeengekomen, passende gelijke verdeling. Voor elektriciteit beschrijft het beleidsboek een gelijke verdeling over woonruimten. Gebruik dit niet als universele sleutel voor iedere kostensoort. Gas, warmte, individuele meters of afwijkend gebruik kunnen een andere onderbouwing vragen.

3. Bereken het aandeel per woning

De doorbelaste kosten bedragen € 1.800 + € 360 = € 2.160. Bij drie gelijke aandelen is dat € 720 per woning: € 600 schoonmaak en € 120 elektriciteit. De woningen kunnen verschillende oppervlakten hebben; in deze casus is oppervlakte niet de gekozen sleutel voor deze twee posten.

Bereken het verschil als werkelijke toegerekende kosten min betaald voorschot. Voor B is dat € 720 − € 780 = −€ 60. Houd bijbetalingen en terugbetalingen herkenbaar apart: € 120 te ontvangen en € 60 terug te betalen vormen samen € 60 netto, maar betreffen verschillende huurders.

4. Voer de casus in de juiste bladen in

1. Vul op INSTELLINGEN de periode 1 januari tot en met 31 december 2026 in, plus de drie woningen, huurders en voorschotten. Verwijder resterende voorbeeldwoningen uit je werkkopie.
2. Voer de onderbouwde kosten in op KOSTEN. Kies voor deze twee posten “Gelijk” en controleer of de post moet worden doorbelast.
3. Controleer op VERDELING dat ieder aandeel € 720 is en dat het controletotaal € 2.160 bedraagt.
4. Vergelijk AFREKENING met de daadwerkelijk betaalde voorschotten. De template berekent voorschot uit maandbedrag maal maanden; dat is alleen gelijk aan betaald wanneer er geen achterstanden of afwijkingen zijn.
5. Gebruik HUURDEROVERZICHT voor de individuele toelichting en voeg de onderbouwing van kosten en sleutel toe.

5. Controleer uitzonderingen buiten dit volledige-jaarvoorbeeld

De gecontroleerde versie rekent tijdsevenredig met maanden bezet gedeeld door twaalf. Een verhuizing midden in een maand is daarmee niet automatisch exact per dag verwerkt. Bij warmte kun je evenmin zonder meer aannemen dat januari hetzelfde verbruik heeft als juli.

Controleer meterstanden, leegstand, wisselende huurders en de precieze factuurperiode afzonderlijk. Ontbrekende verbruiksgegevens zijn geen bewijs dat een gelijke verdeling correct is. Pas de berekening met onderbouwing aan wanneer de standaardstructuur niet aansluit op de situatie.

6. Lever de afrekening tijdig en met uitleg aan

Volgens de Huurcommissie moet de verhuurder binnen zes maanden na het kalenderjaar afrekenen. Voor 2026 noemt de tabel 30 juni 2027. Vermeld per woning de periode, kostensoorten, verdeelsleutel, voorschotten en het verschil, zodat de huurder de berekening kan volgen.

Bewaar facturen en de berekende versie die je hebt gedeeld. Bij een betwisting controleer je de toepasselijke procedure en bevoegdheid; die kunnen onder meer afhangen van het huurcontract. Het Excel-bestand organiseert de cijfers, maar beslist geen juridisch geschil en garandeert geen wettelijke juistheid van iedere ingevoerde post.