MJOP-voorbeeld in Excel: onderhoud en reservefonds voor je VvE

Een goed MJOP-voorbeeld laat niet alleen zien welk onderhoud eraan komt, maar ook of de VvE op het juiste moment genoeg geld heeft. Hieronder werken we een kleine VvE met zes appartementen uit: van bouwdelen en onderhoudsjaren tot de reservefondsberekening. Je kunt de tabellen gebruiken als opzet voor je eigen meerjarenonderhoudsplan in Excel.

MJOP-voorbeeld voor een VvE met zes appartementen

De fictieve VvE Lindenhof bestaat uit zes appartementen zonder lift. Het bestuur wil in 2026 een onderhoudsplan voor 2027–2036 voorbereiden. Het beschikbare reservefonds aan het begin van 2027 is € 6.000. Hieronder staan vier geselecteerde bouwdelen om de berekening te laten zien.

Dit zijn eigen rekenvoorbeelden, geen marktprijzen of technische levensduuradviezen. De bedragen zijn inclusief veronderstelde btw en blijven in dit vereenvoudigde voorbeeld gelijk. Inflatie, rente, onvoorziene werkzaamheden en andere gebouwonderdelen zijn niet meegerekend. Voor een echt MJOP moet de VvE alle relevante gemeenschappelijke delen laten beoordelen.

De jaartallen komen hier uit laatste uitvoering + cyclus. Dat geeft een planningsmoment, geen bewijs dat een bouwdeel tot die datum veilig of bruikbaar blijft. Een lekkage of nieuw inspectierapport kan de planning veranderen. Leg daarom naast het jaar ook de waarneming, datum en bron van de raming vast.

1. Bepaal welke onderdelen bij de VvE horen

Begin bij de splitsingsakte en het splitsingsreglement. Controleer welke delen gemeenschappelijk zijn en wie de kosten draagt. Kozijnen, balkons of leidingen kunnen anders zijn verdeeld dan je op het eerste gezicht verwacht.

Verzamel daarna eerdere facturen, inspectierapporten, onderhoudscontracten en tekeningen. Geef elk bouwdeel een vaste naam of code. Schrijf bijvoorbeeld ”dakbedekking hoofdgebouw” in plaats van alleen ”dak”, zodat een offerte, waarneming en latere uitvoering bij hetzelfde onderdeel blijven horen.

Welke gegevens maken een raming bruikbaar?

• Omvang: hoeveel vierkante meter, hoeveel onderdelen of welke installatie?
• Werk: inspecteren, onderhouden, herstellen of vervangen?
• Huidige toestand: wat is waargenomen en door wie?
• Prijspeil: op welk jaar en welke offerte is het bedrag gebaseerd?
• Bijkomende kosten: zijn bereikbaarheid, steigerwerk, afvoer en btw meegenomen?

Een bedrag zonder deze achtergrond is lastig te actualiseren. Als een offerte hoger uitvalt, moet duidelijk zijn of de prijs is gestegen of dat er meer werkzaamheden in zitten.

2. Zet de werkzaamheden uit over de jaren

In Lindenhof komt het buitenschilderwerk tweemaal terug binnen de periode. Het totaal van de getoonde werkzaamheden is € 44.000. Wie alleen de eerste schilderbeurt opneemt, mist € 9.000 aan geplande uitgaven.

Zet in Excel ieder jaar in een aparte kolom of rij en tel alle acties in dat jaar op. Controleer herhalingen, werkzaamheden buiten de gekozen periode en onderdelen waarvan het geplande jaar al voorbij is. Een verleden datum mag niet ongemerkt uit het kostenoverzicht verdwijnen.

3. Controleer het reservefonds per jaar

De eerste variant reserveert € 4.800 per jaar. Over tien jaar lijkt dat voldoende: € 6.000 beginsaldo + € 48.000 aan reserveringen − € 44.000 aan onderhoud = € 10.000 over. Toch ontstaan er onderweg tekorten.

Gebruik als controle: eindsaldo = beginsaldo + reservering − onderhoudskosten. Het eindsaldo van het ene jaar wordt het beginsaldo van het volgende. In een eigen tabel met beginsaldo in B2, reservering in C2 en kosten in D2 wordt dat =B2+C2-D2.

Controleer ook de betaalmaand

In de variant van € 5.400 begint 2031 met € 13.600. Als de dakfactuur van € 18.000 vroeg in het jaar moet worden betaald, is er nog niet automatisch genoeg geld: maandelijkse bijdragen zijn dan nog niet allemaal ontvangen. Plan daarom ook de betaalmomenten en eventuele aanvullende financiering vóórdat de VvE opdracht geeft.

Bij zes gelijke aandelen komt € 5.400 overeen met € 900 per appartement per jaar, of € 75 per maand. Dit is uitsluitend de reservecomponent van het voorbeeld, niet de volledige VvE-bijdrage. Gebruik voor de echte verdeling de toepasselijke breukdelen en besluiten, en neem andere exploitatiekosten apart op.

Wat schrijft de wet voor over reserveren?

Rijksoverheid beschrijft twee manieren om de benodigde reservering te bepalen: op basis van een MJOP, of via minimaal 0,5% van de herbouwwaarde. De herbouwwaarde is niet de verkoopprijs of WOZ-waarde; je vindt deze doorgaans op het polisblad van de opstalverzekering.

Voor een gebouw dat geheel of gedeeltelijk voor bewoning is bestemd, beschrijft artikel 5:126 van het Burgerlijk Wetboek de jaarlijkse reservering. Bij de MJOP-route gaat het om een door de vergadering vastgesteld onderhoudsplan van maximaal vijf jaar oud, met een horizon van ten minste tien jaar en onderbouwde werkzaamheden en kosten.

De 0,5%-route is dus geen extra rekenregel die je zonder meer boven op iedere MJOP-reservering stapelt. En 0,5% is geen garantie dat alle toekomstige werkzaamheden betaalbaar zijn. Leg vast welke basis de VvE gebruikt en controleer daarnaast het verloop van het fonds.

Wat doet Onderhoudsplan Excel voor je?

Het sjabloon bevat zeven gekoppelde werkbladen en ruimte voor 30 bouwdelen. Vanuit de componentenlijst worden onderhoudsjaren en kosten verwerkt in een planning van 30 jaar. Je ziet daarnaast de reservefondsprognose, een tijdlijn en een dashboard.

Stel het beginjaar, het fonds en de jaarlijkse reservering in. Vul vervolgens de bouwdelen met hun eigen gegevens. Vergelijk een paar jaren handmatig met de bronramingen voordat je de uitkomst gebruikt in een bestuursvoorstel. De controle op 0,5% in het bestand helpt één getal vergelijken; ze beoordeelt niet zelfstandig de volledige juridische situatie van de VvE.

Een interne conditiescore is geen NEN-inspectie

Het sjabloon gebruikt een interne conditiebeoordeling van 1–5. NEN beschrijft voor conditiemeting volgens NEN 2767 een schaal van 1–6, gebaseerd op onder meer ernst, omvang en intensiteit van gebreken. Noem een eigen ingevuld cijfer daarom geen NEN 2767-inspectie. Laat de technische opname uitvoeren met de deskundigheid die het gebouw vraagt en gebruik Excel om de uitkomsten te organiseren.

Van rekentabel naar besluit van de VvE

Neem naar de vergadering een kort voorstel mee: welke werkzaamheden zijn voorzien, waar zijn de bedragen op gebaseerd, wanneer dreigt een tekort en welke reservering of aanvullende maatregel wordt voorgesteld? Voeg het kostenoverzicht en de fondsprognose toe.

Bewaar na het besluit de vastgestelde versie. Werk bij uitvoering de werkelijke kosten en uitvoeringsdatum bij. Controleer jaarlijks nieuwe offertes, prijspeil, technische wijzigingen en het fonds. De wettelijke maximale ouderdom is geen reden om nieuwe informatie vijf jaar te laten liggen.

Houd de exploitatie van de VvE en eventuele servicekostenafrekeningen van een verhuurder aan huurders apart. Niet iedere VvE-kost mag aan een huurder worden doorberekend. Meer praktische voorbeelden vind je in de kennisbank van ExcelModellen.

Maak van de onderhoudskeuze een uitvoerbare planning

Na het besluit over de dakbedekking moet het bestuur ook de volgorde van uitvoering vastleggen: offerte bevestigen, opdracht geven, toegang regelen, werkzaamheden uitvoeren en oplevering controleren. Benoem per onderdeel wie het akkoord geeft en welke eerdere stap klaar moet zijn. Een jaartal in het MJOP is nog geen uitvoeringsplanning met aannemers.

Gebruik het Gantt-voorbeeld met acht taken en een vertraging als werkwijze om afhankelijkheden en gewijzigde datums zichtbaar te maken. Neem de echte levertijden en afspraken met de aannemer over; de websitecasus uit die gids bevat geen bouwkundige uitvoeringsnormen.

Houd bij verhuurde appartementen het onderscheid tussen eigenaar en huurder expliciet. De VvE reserveert voor gemeenschappelijk groot onderhoud; dat betekent niet dat een verhuurder die reservering als servicekosten kan doorbelasten. In het servicekostenvoorbeeld voor drie huurwoningen staat dakvervanging daarom buiten de afrekening aan de huurder.