Rittenregistratie in Excel: voorbeeld van een sluitende maand

Een rittenregistratie in Excel is pas bruikbaar als de ritten samen precies het verschil tussen de tellerstanden opleveren. In dit voorbeeld volg je een installateur door een maand met 31 ritten. Je ziet welke gegevens de Belastingdienst per rit verwacht, hoe je een privé-omweg noteert, waarom woon-werkverkeer een eigen categorie krijgt en hoe je een ontbrekende rit van 37 km opspoort voordat je de maand afsluit.

Wat de Belastingdienst per rit wil zien

De Belastingdienst schrijft geen vast formulier of programma voor. Wel staat op de pagina over de rittenregistratie welke gegevens erin moeten. Eén keer per auto noteer je het merk, het type, het kenteken en de periode waarin je de auto hebt gebruikt. Daarna leg je per rit vast:

• de datum;
• de begin- en eindstand van de kilometerteller;
• het vertrek- en aankomstadres;
• de gereden route, als je niet de meest gebruikelijke route hebt genomen;
• of het een zakelijke of een privérit is;
• de privé-omrijkilometers, als je tijdens een zakelijke rit ook privé omrijdt.

Twee details zorgen in de praktijk voor de meeste fouten. Een afspraak waar je heen rijdt en daarna weer terug, telt als twee ritten. En de reeks tellerstanden moet aansluiten: de beginstand van een rit is de eindstand van de vorige. Ontbreekt er ergens een stuk, dan klopt de registratie niet meer, ook als alle ingevulde regels er netjes uitzien.

Waarom zoveel moeite? Volgens de Belastingdienst moet je de bijtelling voor privégebruik van de auto met je autokosten verrekenen, tenzij je kunt aantonen dat je op jaarbasis niet meer dan 500 kilometer privé rijdt. Een rittenregistratie is daarvoor het gebruikelijke bewijs. Voldoet de registratie niet aan de eisen, dan valt dat bewijs weg. Je mag het ook op een andere manier aantonen, maar dan ligt de bewijslast zwaarder bij jou.

Voorbeeld: een maand ritten met één bestelbus

Sanne van Dijk heeft een installatiebedrijf aan huis in Amersfoort. Haar bestelbus, een Ford Transit Custom, staat op naam van de onderneming en ze gebruikt hem af en toe privé. Ze houdt het hele jaar een rittenregistratie bij. Voor dit voorbeeld kijken we alleen naar oktober 2026. De ritnummers beginnen daarom bij 1; alle namen, adressen en kentekens zijn verzonnen.

Het grootste deel van de maand bestaat uit gewone klantbezoeken: Rotterdam, Zwolle, Eindhoven, Groningen en verder. Elke heenrit en elke terugrit staat op een eigen regel, met het volledige adres van de klant. Bij een rit die via een tweede klant loopt, zoals Eindhoven – ’s-Hertogenbosch – Amersfoort, staan drie regels. In de kolom met klant of doel noteert Sanne kort waarvoor ze er was, bijvoorbeeld “Hotel Noorderhaven / warmtepomp”. Dat is niet verplicht volgens de opsomming hierboven, maar het maakt een zakelijke rit later wel veel makkelijker uit te leggen.

Wil je dezelfde controle op je eigen ritten draaien, dan kun je in Rittenregistratie Excel je ritten en tellerstanden laten narekenen. Hieronder zie je hoe de onderdelen van deze maand er stap voor stap uitzien.

Omrijden voor privé: zo noteer je de extra kilometers

Op 6 oktober rijdt Sanne van een klant in Apeldoorn terug naar huis. Normaal is dat zo’n 46 kilometer. Ze rijdt via Voorthuizen om haar zoon bij de sportclub op te halen, waardoor de rit 60 kilometer wordt. Die rit blijft een zakelijke rit, want het doel was de terugreis van de klant. De 14 extra kilometers zijn privé.

Je splitst zo’n rit niet in twee regels met verzonnen tussenstanden. Je noteert de werkelijke begin- en eindstand en geeft het privédeel apart op. Omdat de route afwijkt van de gebruikelijke, licht je die ook toe. Een volledig privérit, zoals het familiebezoek in Harderwijk op 10 oktober, krijgt gewoon de soort “Privé”; daar vul je bij omrijden 0 in, omdat alle kilometers al privé zijn.

Woon-werkverkeer apart houden (inkomstenbelasting vs btw)

Sanne heeft geen woon-werkkilometers, omdat haar bedrijf aan huis zit en ze vanaf huis naar klanten rijdt. Veel ondernemers hebben die wel, bijvoorbeeld wie dagelijks naar een eigen werkplaats of een vaste opdrachtgever rijdt. Die kilometers horen in een eigen categorie, en dat heeft een fiscale reden.

Voor de inkomstenbelasting valt woon-werkverkeer volgens de Belastingdienst onder de zakelijke kilometers. Voor de btw is woon-werkverkeer juist privégebruik. Wie woon-werkritten bij “zakelijk” optelt, kan voor de inkomstenbelasting een correcte 500-kilometertoets maken, maar heeft voor de btw geen bruikbaar overzicht meer. Houd ze dus apart; dan kun je beide kanten later afzonderlijk beoordelen. Rijden je werknemers met hun eigen auto en declareren ze kilometers, dan gelden andere regels: lees hoe je de onbelaste kilometervergoeding van € 0,25 in 2026 in hun declaraties verwerkt.

Voor de btw is de uitkomst geen ja-of-nee-vraag zoals bij de 500 kilometer. Met een sluitende kilometeradministratie betaal je btw over het werkelijke privégebruik. Heb je geen administratie waaruit het privégebruik blijkt, dan stelt de Belastingdienst de btw voor privégebruik vast op 2,7% van de catalogusprijs inclusief btw en bpm, of 1,5% in de situaties die op de btw-pagina staan. Een registratie die je toch al bijhoudt, is dan ook voor de btw van waarde.

Een gat tussen twee tellerstanden vinden en herstellen

Bij het afsluiten van de maand telt Sanne de ritten op. Ze komt uit op 1.787 km, terwijl de teller 1.824 km verder staat. Er ontbreekt dus 37 km. In de registratie is ook zichtbaar waar: rit 12 eindigt op 49.120 km, en de volgende geregistreerde rit begint op 49.157 km.

De volgende geregistreerde rit begint bovendien in Ede, terwijl er geen rit naar Ede in de lijst staat. Sanne kijkt in haar agenda: op 8 oktober had ze een spoedstoring bij een sporthal in Ede. De terugrit had ze genoteerd, de heenrit niet. Zo herstel je zo’n gat:

1. Zoek de oorzaak in je agenda, werkbonnen, tankbonnen of mail. Vul geen kilometers in die je niet kunt onderbouwen.
2. Voeg de ontbrekende rit in met de werkelijke tellerstanden: 49.120 → 49.157 km, van het huisadres naar het adres in Ede, soort “Zakelijk”.
3. Nummer de ritten daarna opnieuw, zodat de volgorde klopt. Controleer de hele reeks na de wijziging.
4. Kijk of de maand nu sluit: 1.787 + 37 = 1.824 km.
5. Bewaar de bron waaruit de rit bleek, bijvoorbeeld de werkbon of de mail van de klant.

Kun je de oorzaak niet vinden, dan verzin je geen zakelijke rit om het verschil weg te werken. Laat het verschil zichtbaar en bespreek met je adviseur hoe je ermee omgaat. Juist een onverklaard gat maakt een registratie kwetsbaar.

Een tweede controle is de echte kilometerteller. Lees die af en toe direct na een rit af, maak een foto en vergelijk de stand met de eindstand in je register. Sanne deed dat op 7 oktober na rit 12 (49.120 km) en op 29 oktober na de laatste rit (50.034 km). Beide aflezingen kwamen overeen. Zo weet je niet alleen dat de ritten onderling aansluiten, maar ook dat de hele reeks aansluit op de auto zelf.

500 kilometer privé en de verklaring geen privégebruik: wat je registratie wel en niet bewijst

In oktober reed Sanne 82 privékilometers: 68 km familiebezoek en 14 km omrijden. Dat zegt nog niets over het hele jaar. De grens van 500 kilometer geldt op jaarbasis, dus pas aan het einde van het jaar, met alle maanden opgeteld, weet je of je eronder bent gebleven. Een tussenstand in oktober is een signaal, geen oordeel.

Een paar punten om goed uit elkaar te houden:

• Ondernemer of werknemer. De Verklaring geen privégebruik auto is bedoeld voor wie van zijn werkgever een auto van de zaak heeft. Een ondernemer voor de inkomstenbelasting kan deze verklaring niet aanvragen; dat staat ook expliciet op de rittenregistratiepagina. Sanne bewijst haar privégebruik dus met haar eigen administratie.
• Deel van het jaar. Heb je de auto korter dan een jaar, dan reken je het privégebruik om naar jaarbasis. Volgens de bijzondere situaties is 100 km privé in 5 maanden omgerekend 240 km op jaarbasis. Voor werknemers met een verklaring noemt de Belastingdienst het voorbeeld van 3 maanden: dan is het maximum 125 privékilometers.
• Andere auto in de loop van het jaar. Ga je tijdens het jaar over op een andere auto, dan tellen de privékilometers van beide auto’s samen voor de toets. Een nieuw bestand per auto is prima, maar beoordeel het jaar als geheel.
• Bestelauto. Voor bestelauto’s bestaat een vereenvoudigde rittenregistratie voor ondernemers die op een werkdag veel ritten maken, en een Verklaring uitsluitend zakelijk gebruik bestelauto als je de bus helemaal niet privé gebruikt. Met die verklaring hoef je geen rittenregistratie bij te houden, maar je mag dan nul kilometer privé rijden. Voor Sanne, die af en toe privé rijdt, past die verklaring niet.
• Keurmerk. Gebruik je een rittenregistratiesysteem met het Keurmerk RitRegistratieSystemen, dan gaat de Belastingdienst ervan uit dat de registratie sluitend is. Voor een Excel-bestand geldt dat vermoeden niet: je moet het sluitend zijn zelf kunnen laten zien. Daarom zijn de controles op tellerstanden zo belangrijk.

Zo zet je de maand in Rittenregistratie Excel

Het bestand is bedoeld voor één bestuurder, één voertuig en één kalenderjaar. Zo heeft Sanne de maand ingevoerd:

1. Instellingen. Organisatie, bestuurder, merk, type, kenteken, kalenderjaar, gebruiksperiode en de afgelezen beginstand. Kies daarna de peildatum en de rapportmaand.
2. Ritten. Eén regel per rit met ritnummer, datum, beide tellerstanden, soort rit (Zakelijk, Woon-werk of Privé), privé-omrijkilometers, vertrek- en aankomstadres, route en eventueel een toelichting. Afstand en controle rekent het bestand zelf.
3. Meldingen oplossen. De kolom Controle toont per regel de eerste melding die gevonden is, zoals “Teller sluit niet aan”, “Route toelichten” of “Adres ontbreekt”. Los ze één voor één op.
4. Tellercontrole. Leg een paar echte aflezingen vast met datum, het ritnummer waarna je hebt afgelezen en een verwijzing naar je foto. Het verschil met het register wordt berekend.
5. Maandoverzicht en rapport. Bekijk de totalen per maand en maak per maand een rapport van vijf ritten per pagina voor je archief.

Adressen die je vaak gebruikt, zet je op het tabblad Adressen en kopieer je als waarde naar de ritregel. Zo blijft een oude rit ongewijzigd als een klant later verhuist. Het bestand heeft geen GPS-koppeling en importeert niets automatisch. Rijd je met meerdere voertuigen of wil je ritten vanzelf laten registreren, dan is een app met GPS praktischer. Voor één bus en een ondernemer die de ritten zelf wil kunnen narekenen, is een overzichtelijk spreadsheet met controles vaak genoeg.

Houd je naast je ritten ook je uren bij, bijvoorbeeld voor het urencriterium? Het ingevulde urenregistratievoorbeeld voor zzp’ers werkt met dezelfde aanpak: elke regel controleerbaar en een maandtotaal dat je kunt narekenen. En wie ritten doorberekent aan klanten, ziet in factuur maken in Excel hoe je arbeid en materiaal controleerbaar factureert.