Draaiboek bruiloft: voorbeeld met tijden en leveranciers

Een draaiboek voor je bruiloft maakt duidelijk wat wanneer gebeurt en wie zorgt dat het lukt. Een lijst met alleen “ceremonie, foto’s, diner” mist de overdrachten daartussen. Hieronder werk je een trouwdag uit met twee locaties, leveranciers en één gewijzigde ceremonietijd.

1. Begin bij bevestigde tijden en reistijd

In ons fictieve voorbeeld trouwen Sam en Alex op zaterdag 12 juni 2027. De ceremonie is in het gemeentehuis; ontvangst en diner zijn op een andere locatie. De reistijd van 25 minuten en alle onderstaande blokken zijn gekozen voor deze oefencasus. Controleer je eigen route, parkeermogelijkheid en afspraken met de locaties.

Zet eerst vast welke tijden niet zomaar kunnen schuiven. Denk aan het gemeentelijke tijdslot, toegang voor opbouw en het moment waarop de keuken het diner voorbereidt. Een leverancier heeft vaak ook tijd nodig vóór de gasten arriveren. Noteer daarom “geluid getest” vóór “gasten ontvangen”.

2. Geef iedere overdracht een eigenaar

“Vervoer geregeld” zegt nog niet wie controleert dat iedereen instapt. Wijs één aanspreekpunt aan voor vertrek en één voor aankomst. Spreek af wie de cateraar belt als de groep onderweg vertraging oploopt. Zo hoeven niet vijf mensen tegelijk dezelfde leverancier te benaderen.

Zet contactgegevens in het leveranciersoverzicht dat de uitvoerende mensen nodig hebben. De gastenversie hoeft niet alle privételefoonnummers, contractafspraken of budgetgegevens te bevatten. Deel per groep alleen de informatie die nodig is om haar rol te vervullen.

3. Verwerk een ceremonie die twintig minuten later begint

De gemeente bevestigt in dit voorbeeld een nieuw tijdslot van 13:20–13:50. Schuif niet blind de hele dag twintig minuten op: eerst controleer je wat de wijziging werkelijk raakt en welke afspraken vaststaan.

4. Houd een alternatief voor buitenmomenten klaar

Spreek vooraf een binnenlocatie voor de groepsfoto af en controleer of deze beschikbaar en toegankelijk is. Noteer wie beslist wanneer je naar dat alternatief overschakelt. Een eigen planningsafspraak kan bijvoorbeeld zijn dat de fotograaf en locatiecontactpersoon dit vóór vertrek afstemmen; het is geen voorspelling van het weer.

5. Gebruik het dagprogramma in Trouwplanner Excel

1. Vul de trouwdatum en hoofduitgangspunten in op INSTELLINGEN.
2. Zet in DAGPROGRAMMA per regel tijd, onderdeel, verantwoordelijke, locatie en notitie. Dat zijn de velden van de gecontroleerde versie.
3. Leg leveranciersafspraken vast op LEVERANCIERS en controleer de CHECKLIST voor voorbereiding.
4. Gebruik GASTENLIJST en TAFELSCHIKKING voor aantallen en plaatsen. Deel noodzakelijke dieetafspraken gericht met de cateraar.
5. Pas bij een wijziging de betrokken tijden zelf aan. Het dagprogramma verschuift vervolgonderdelen niet automatisch.

Een draaiboek vervangt de formele voorbereiding niet. Rijksoverheid beschrijft onder meer de melding bij de gemeente en minimaal twee, maximaal vier getuigen. Controleer bij jullie gemeente welke gegevens en afspraken voor de ceremonie nodig zijn.

6. Deel de definitieve versie met een korte wijzigingsmelding

Bewaar bijvoorbeeld versie “12 juni 2027 · bevestigd 1 juni”. Na de wijziging stuur je betrokkenen één overzicht van de aangepaste tijden en vraag je bevestiging. Verwijder oude versies uit de gedeelde uitvoeringsmap of markeer ze duidelijk als vervallen. Bewaar contractstukken op hun eigen plek.

Maak daarnaast een korte gastenversie met aankomst, locaties en de momenten die zij nodig hebben. De uitgebreide uitvoeringstabel is voor ceremoniemeester en leveranciers. Zo blijft het draaiboek praktisch op een telefoon tijdens de dag zelf.