Offerte maken in Excel: voorbeeld met versies, geldigheid en opvolging

Een offerte maken in Excel lijkt eenvoudig, tot de klant om korting vraagt en je twee bedragen in omloop hebt. In dit voorbeeld maak je een onderhoudsofferte voor een kantoorpand, reken je de btw per regel uit en verstuur je een tweede versie met 5% korting op de arbeid. Je ziet welke gegevens erin horen, waarom alleen de laatste versie meetelt, wanneer je opvolgt en wat je vastlegt als de klant akkoord geeft.

Wat moet er in een zakelijke offerte staan?

Een offerte is een voorstel, nog geen opdracht. Je bepaalt zelf hoe je hem opstelt, zolang duidelijk is wat je aanbiedt en onder welke voorwaarden. Het stappenplan offerte maken van Ondernemersplein noemt de gegevens die je in elk geval opneemt:

• je eigen bedrijfsgegevens en die van de klant;
• de datum en een offertenummer;
• een samenvatting van de werkzaamheden;
• je tarief of projectprijs;
• de geldigheidsduur van de offerte;
• eventuele afspraken over een aanbetaling;
• een verwijzing naar je algemene voorwaarden.

Daarnaast kun je een inkoopnummer van de klant, een contactpersoon en een verzoek om ontvangstbevestiging opnemen. Stuur je algemene voorwaarden mee, verwijs er dan ook in de offerte zelf duidelijk naar. Algemene voorwaarden zijn niet verplicht, maar wat je niet vastlegt, moet je later met mails en herinneringen reconstrueren.

Voor een zakelijke offerte reken je meestal met bedragen exclusief btw en vermeld je de btw apart. In het voorbeeld hieronder gaat het om schilderwerk aan een kantoorpand. Daarvoor geldt het algemene tarief van 21%. Het verlaagde tarief van 9% voor bepaalde werkzaamheden aan woningen is hier niet van toepassing, omdat het geen woning is.

Voorbeeld: onderhoudsofferte 2026-014 voor een kantoorpand

Schilders- en onderhoudsbedrijf Van Leeuwen maakt een offerte voor het schilderen van 32 buitenkozijnen van een kantoorpand van Rijnzicht Vastgoed BV. Op 5 oktober 2026 gaat versie 1 de deur uit, met een geldigheid van 30 dagen. Bedrijf, klant en bedragen zijn verzonnen.

In de afspraken bij deze versie staan de scope (welke kozijnen, welke behandeling), de planning (week 44 en 45 bij droog weer), de betaling (binnen 14 dagen na factuur, geen aanbetaling), wat niet is inbegrepen (houtrotherstel, glaswerk en binnenschilderwerk) en welke versie van de algemene voorwaarden is meegestuurd. Juist die uitsluitingen voorkomen later discussie over meerwerk.

De klant vraagt korting: versie 2 zonder dubbeltellingen

Op 7 oktober belt de facility manager: kan er iets van de arbeid af? Van Leeuwen spreekt 5% korting op de arbeid af. Materiaal en steiger blijven gelijk. In plaats van versie 1 te overschrijven, maakt hij op 8 oktober versie 2 met hetzelfde offertenummer.

Let op de afronding. De Belastingdienst laat je kiezen: btw afronden per regel of over het totaal, met de rekenkundige methode (vanaf een halve cent naar boven). Je mag de methodes niet door elkaar gebruiken en volgt een vaste lijn. Over het totaal zou de btw hier 21% van € 1.492,50 = € 313,425 zijn, afgerond ook € 313,43. Bij andere bedragen kan er een cent verschil ontstaan. Kies dus één methode en gebruik die ook op je factuur.

Waarom niet gewoon versie 1 aanpassen? Omdat versie 1 al bij de klant ligt. Als je hem overschrijft, weet je later niet meer welk bedrag je eerst hebt geboden. En als je in een losse lijst beide bedragen laat staan, staat er ineens € 3.034,50 aan open offertes bij één klant, terwijl er maar één klus is. Met een vaste versie-ID per regel (OF-2026-014-v1, OF-2026-014-v2) kun je beide bewaren en toch alleen de laatste meetellen. Wil je dat niet handmatig bijhouden, dan kun je met Offerte Excel versies bewaren en alleen de laatste laten meetellen.

Geldigheid en opvolgdatum: zo voorkom je vergeten offertes

De geldigheid zegt tot wanneer de klant je aanbod kan aanvaarden. Dertig dagen is gangbaar, maar bij sterk wisselende materiaalprijzen kies je soms korter. De geldigheid is iets anders dan het moment waarop jij weer contact opneemt. Wie pas na 30 dagen belt, belt vaak te laat: de klant heeft dan al gekozen.

In het voorbeeld plant Van Leeuwen de opvolging op dag 7 na versie 2: 15 oktober. Op die datum staat de offerte in zijn lijst met op te volgen offertes, ook als hij het zelf vergeten is. Na elk contact past hij de volgende actiedatum aan. Een contactlog helpt je te onthouden wat er is besproken; de actiedatum zorgt dat er iets gebeurt.

Verloopt de geldigheid zonder reactie, laat de offerte dan niet stilletjes uit beeld verdwijnen. Een korte vraag of de klant nog interesse heeft, levert soms alsnog een opdracht op. Of je hoort waarom het niet doorging, en dat is voor je volgende offerte ook waardevol.

Akkoord ontvangen: wat leg je vast?

Een overeenkomst hoeft niet op papier, zegt de KVK in de uitleg hoe een overeenkomst werkt: ook een mondelinge afspraak is geldig. Op papier is het wel veel makkelijker na te gaan wat je hebt afgesproken. Leg daarom bij een akkoord minstens dit vast:

• welke versie de klant heeft geaccepteerd (hier OF-2026-014-v2);
• de datum van het besluit;
• het bewijs: de mail, een ondertekende pdf of het inkoopnummer van de klant;
• of de algemene voorwaarden vóór of bij het sluiten zijn meegestuurd;
• wie namens de klant akkoord gaf.

Wil de klant na het akkoord nog iets veranderen, bijvoorbeeld ook de achterdeur meenemen? Maak dan geen versie 3 van een geaccepteerde offerte. Leg de wijziging apart vast als aanvullende afspraak of meerwerk, met eigen prijs en eigen akkoord. Dan blijft zichtbaar wat er oorspronkelijk is aanvaard en wat er later bij kwam. Voor werk op basis van uren en materiaal kun je in Werkbon Excel meerwerk met een akkoordreferentie per klus vastleggen. Hoe dat er in de praktijk uitziet, zie je in het werkbon voorbeeld met uren, materiaal en meerwerk.

Van geaccepteerde offerte naar factuur

Is het werk klaar, dan maak je de factuur op basis van de geaccepteerde versie. Neem omschrijving, aantallen, prijzen en korting daaruit over, en gebruik dezelfde afrondingsmethode voor de btw. Controleer ook of er meerwerk bij is gekomen dat apart is afgesproken. Een factuur heeft wel strengere eisen dan een offerte, zoals een uniek opeenvolgend factuurnummer en de leverdatum. Hoe je dat aanpakt, lees je in de gids factuur maken in Excel met arbeid en materiaal.

Offerte Excel maakt zelf geen factuur. Je kunt er wel het factuurnummer als referentie bij de offerte noteren, zodat je ziet welke geaccepteerde offertes al zijn gefactureerd. De factuur zelf maak je in je boekhoudprogramma of in een apart sjabloon, zoals Factuursjabloon Excel voor facturen met btw en factuurboek. Tussen de twee bestanden bestaat geen automatische koppeling; je neemt de regels zelf over en controleert de totalen.

Een geaccepteerde offerte is ook nog geen geld op de bank. Voor je planning maakt het veel uit of de klant binnen 14 dagen betaalt of pas na twee maanden. Dat effect zie je in het voorbeeld van een liquiditeitsbegroting met een late betaling.

Offerte maken in Excel: zo werk je het voorbeeld uit

1. Instellingen: bedrijfsnaam, adres, KVK- en btw-identificatienummer, offertejaar en een controledatum. De controledatum bepaalt welke offertes als “opvolgen” verschijnen.
2. Offertes: één rij per versie met offertenummer, versie, datum, geldigheid, klant, project, status en volgende actie. De versie-ID en de bedragen worden berekend; de kolom “Laatste?” laat zien welke versie geldt.
3. Regels: per versie de offerteregels met aantal, eenheid, prijs exclusief btw, korting in procenten en 21% of 9% btw. Netto- en btw-bedrag worden per regel op centen afgerond.
4. Afspraken: per versie het klantadres, de scope, planning, betaling, voorwaardenversie en wat niet is inbegrepen.
5. Opvolging: een contactlog met datum, kanaal, uitkomst en een verwijzing naar je bewijsstuk. De actiedatum in Offertes pas je zelf aan.
6. Offerte: kies de versie-ID en de pagina en exporteer de offerte als pdf. Per pagina passen zes regels; de totalen gelden voor de hele offerte.

Het bestand is gemaakt voor binnenlandse zakelijke offertes in euro met 21% of 9% btw. Kleineondernemersregeling, verlegde btw, buitenlandse klanten en consumentenovereenkomsten vallen erbuiten. Er is geen digitale ondertekening en geen automatische verzending: je verstuurt de pdf zelf en legt het akkoord zelf vast. Werk je liever met online offertesoftware met digitale acceptatie en directe omzetting naar een factuur, dan is dat een logische keuze. Excel past beter als je eenmalig betaalt, je bestanden lokaal wilt houden en zelf de versies wilt kunnen nalopen.