Factuur maken in Excel: voorbeeld met arbeid en materiaal

Een factuur maken in Excel begint bij een controleerbare omschrijving van wat je hebt geleverd. Hieronder bouw je een factuur voor zes uur montagewerk en twaalf materialen, inclusief een vooraf afgesproken korting. Je ziet welke gegevens je nodig hebt, hoe de bedragen aansluiten en wat je bewaart nadat de factuur is verstuurd.

1. Leg de levering en nummerreeks vast

In ons fictieve voorbeeld factureert Werkplaats Noord aan een zakelijke klant in Nederland. Het gaat om een gewone binnenlandse prestatie waarvoor we 21% btw veronderstellen. De ondernemer doet niet mee aan de KOR. Het voorbeeld behandelt geen verlegde btw, buitenlandse levering of vrijstelling; daarvoor controleer je de toepasselijke factuurregels afzonderlijk.

De levering is afgerond op 14 september 2026. De factuurdatum is 15 september en het nummer is 2026-041. De volgende factuur krijgt 2026-042. Houd de nummerreeks in het factuurboek bij, zodat twee kopieën van hetzelfde sjabloon niet toevallig hetzelfde nummer gebruiken.

De factuureisen van de Belastingdienst omvatten onder meer namen en adressen van beide partijen, je btw-identificatienummer, KVK-nummer als je bent ingeschreven, factuur- en leverdatum, een uniek opeenvolgend nummer, omschrijving en omvang, bedragen exclusief btw en het btw-tarief en -bedrag.

2. Reken de factuurregels uit

Leg bij de korting vast waarop deze betrekking heeft: hier 10% van alleen het montagewerk. Schrijf niet simpelweg “10% korting” als de klant niet kan zien of ook de materialen meetellen. Bij verschillende btw-tarieven moet de korting bij de juiste prestatie en tariefgroep terechtkomen. Laat een afwijkende fiscale situatie controleren voordat je de factuur verstuurt.

De rekenmethode van de Belastingdienst berekent btw over de vergoeding. Controleer bij een korting daarom zowel de verlaagde vergoeding als de btw die erbij hoort.

3. Zet het voorbeeld in het sjabloon

1. Vul op INSTELLINGEN je eigen gegevens in. Gebruik het btw-identificatienummer voor de factuur en controleer het onderscheid met je omzetbelastingnummer.
2. Selecteer of vul de klant op KLANTEN in en controleer de adresgegevens op FACTUUR.
3. Voer de omschrijving, hoeveelheid, prijs exclusief btw en het tarief in. Op FACTUUR wordt het tarief als 21 ingevoerd, niet als 0,21.
4. Er is geen afzonderlijke automatische kortingskolom. Verwerk de afgesproken korting in de eenheidsprijs of als herkenbare negatieve regel met passend tarief, en controleer het resultaat.
5. Controleer de leverdatum in de omschrijving als die niet afzonderlijk op je factuur staat. Kies een uniek nummer en een afgesproken vervaldatum.

4. Controleer de pdf, niet alleen het werkblad

Bekijk voor verzending het afdrukvoorbeeld en de opgeslagen pdf. Zijn naam, adres en omschrijvingen volledig zichtbaar? Staat het totaal op dezelfde pagina als de factuurregels? Een correcte formule helpt weinig als een kolom buiten het afdrukgebied valt. Controleer ook of oude voorbeeldregels en voorbeeldbankgegevens zijn verwijderd.

Bij bedragen met meer decimalen kan de afronding per regel afwijken van een berekening over het totaal. Kies een consistente werkwijze en controleer de daadwerkelijke bedragen op de factuur. In ons voorbeeld zijn de btw-bedragen per regel al exact op twee decimalen; er is dus geen afrondingsverschil.

5. Houd verzending en betaling apart bij

Noteer de verstuurde factuur handmatig in FACTUURBOEK: nummer, datum, klant, bedrag exclusief btw en btw. Alleen de pdf opslaan voegt nog geen regel aan het factuurboek toe. Registreer de betaaldatum wanneer de betaling werkelijk is ontvangen. HERINNERINGEN helpt openstaande posten herkennen; je verstuurt de herinnering zelf.

Bewaar de verzonden versie bij de opdracht en het bewijs van levering. Wijzig een verzonden factuur niet stilzwijgend door dezelfde pdf te overschrijven. Houd correcties herkenbaar en bespreek bij een inhoudelijke wijziging hoe je die moet factureren.

Factureer je op basis van tijd? Gebruik het ingevulde urenregistratievoorbeeld om de zes uren met werkzaamheden te onderbouwen. Voor de vraag wanneer het geld beschikbaar is, helpt de liquiditeitsbegroting met een late betaling.