Capaciteitsplanning in Excel: vier mensen, twee projecten

Een capaciteitsplanning in Excel voorkomt dat je dezelfde beschikbare uren aan twee projecten belooft. Het gaat daarbij om inzetbare uren, niet alleen om contracturen. Hieronder verdeel je twee projecten over vier medewerkers, herken je een tekort bij één persoon en verschuif je een concrete taak zonder de totale projectomvang te veranderen.

1. Maak beschikbaarheid concreet

Ons fictieve ontwerpbureau heeft twee lopende projecten: Website en Portaal. Voor de gekozen week zijn contracturen, geplande afwezigheid en intern overleg bekend. We rekenen hieronder rechtstreeks per persoon. De aftrek is een eigen planningsaanname, geen verzuimgemiddelde of productiviteitsnorm.

De berekening is contracturen min afwezigheid min werk dat al buiten de projecten is gereserveerd. Annas acht uur vakantie mag je niet tegelijk in een jaarfactor én opnieuw in precies dezelfde weekcapaciteit aftrekken. Kies één consistente grondslag en schrijf erbij welke posten er al in zitten.

2. Vergelijk de oorspronkelijke verdeling

3. Verplaats een taak die echt overdraagbaar is

Bram kan de contentcontrole van Website uitvoeren en heeft de benodigde toegang. Anna draagt acht uur van die taak over. De projectleider bevestigt de overdracht en reserveert de benodigde overdrachtstijd binnen de afgesproken uren. Zonder die inhoudelijke controle is een verschoven getal nog geen uitvoerbare planning.

Website blijft 60 uur en Portaal 48 uur. De wijziging verdeelt het werk anders, maar creëert geen extra capaciteit. Omdat iedereen in deze rekencasus volledig is ingepland, ontbreekt daarna nog steeds reserve voor onverwacht werk. Bespreek dus of een deel van de planning kan wachten wanneer er een storing of extra klantvraag komt.

4. Gebruik de 12-weekse toewijzing van het sjabloon

1. Voer medewerkers, functies en projecten in op INSTELLINGEN. Controleer de ingevoerde capaciteit per medewerker.
2. Vul op TOEWIJZING per combinatie van project en medewerker de uren per week in. Het bestand heeft een horizon van twaalf weken.
3. Controleer BEZETTINGSGRAAD op de juiste week en persoon. PROJECTOVERZICHT laat zien hoeveel uren het project krijgt.
4. Leg de afgesproken taakverplaatsing vast en pas de twee betrokken toewijzingsregels aan. Controleer dat het projecttotaal gelijk blijft.

5. Gebruik een jaarfactor niet als exacte verlofkalender

Het bestand bevat een bruto-nettoberekening met jaarlijkse aftrekposten en een capaciteitsbasis per medewerker. Zo’n jaargemiddelde kan nuttig zijn voor een grove planning, maar beschrijft niet op welke maandag iemand afwezig is. De gecontroleerde bezettingsformule gebruikt de capaciteit per medewerker uit INSTELLINGEN; er is geen volledige kalender van individuele afwezigheden per week.

Gebruik voor een afzonderlijke weekcontrole daarom een kleine aanvulling zoals de beschikbaarheidstabel hierboven, naast de twaalfweekse toewijzing. Pas de vaste capaciteitsbasis niet zonder toelichting aan voor één vakantieweek als dat tegelijk alle andere weken beïnvloedt. Bewaar de verlofdetails in de verlofregistratie met saldo en overlap.

6. Maak afspraken controleerbaar

Laat de projectleider de vraag naar uren bevestigen en de medewerker de uitvoerbaarheid. Een schatting “Website 20 uur” wordt sterker met een resultaat, bijvoorbeeld “tien pagina’s gecontroleerd en opmerkingen verwerkt”. Zo kun je achteraf onderscheiden of de taak groter was, de inschatting te laag of de beschikbaarheid veranderd.

Houd de namen en codes in Excel consequent. Microsoft beschrijft hoe gegevensvalidatie invoer tot vaste keuzes kan beperken. Een vaste projectlijst verkleint de kans op gesplitste totalen, maar controleer ook gekopieerde invoer. Voor taken die elkaar in tijd opvolgen helpt het Gantt-voorbeeld met afhankelijkheden.