Verlofregistratie in Excel: teamvoorbeeld voor 2027

Met verlofregistratie in Excel wil je twee dingen tegelijk zien: hoeveel vakantie iemand overhoudt en of het team bezet blijft. Hieronder plan je zes medewerkers voor de zomer van 2027. Je ontdekt een overlap, verplaatst één aanvraag in overleg en controleert het saldo voordat de planning definitief wordt.

1. Begin bij uren, rooster en afspraken

Het wettelijke minimum bedraagt volgens RVO op Ondernemersplein viermaal de wekelijkse arbeidsduur in vakantie-uren per jaar. Wie het volledige jaar 40 uur per week werkt, bouwt daarmee 160 wettelijke vakantie-uren op. Extra vakantie volgt uit de toepasselijke afspraken. Reken eerst in uren; een werkdag duurt niet bij iedere medewerker even lang.

Ons fictieve team werkt van maandag tot en met vrijdag, acht uur per dag. Alle zes medewerkers hebben voor dit voorbeeld 25 dagen tegoed: 20 wettelijke en 5 extra dagen, zonder meegenomen saldo uit eerdere jaren. Daardoor zijn dagtotalen onderling vergelijkbaar. Bij deeltijd, wisselende werkdagen of gedeeltelijke dagen moet je de berekening toetsen aan het werkelijke rooster.

2. Bekijk de aanvragen voordat je ze goedkeurt

De saldoberekening is telkens 25 min eerder opgenomen dagen min de nieuwe goedgekeurde aanvraag. Voor Anna is dat 25 − 5 − 10 = 10. De tabel laat een situatie na akkoord zien. In het bestand blijven aanvragen met “In behandeling” apart zichtbaar; het definitieve saldo telt goedgekeurde vakantie mee.

3. Los de overlap op met een concrete afspraak

In deze afdeling zijn voor de gekozen taken minimaal vier van de zes medewerkers nodig. Op 19 tot en met 23 juli zijn Anna, Bram en Cem tegelijk afwezig. Er blijven drie mensen over. Bovendien moet er dagelijks iemand zijn die de klantafsluiting kan uitvoeren; alleen het aantal aanwezigen controleren is dus niet voldoende.

De voorbeeldnorm van vier aanwezigen is een interne werkafspraak, geen wettelijke personeelsnorm. Bij een andere afdeling kunnen specifieke bevoegdheden, openingstijden of een minimale bezetting per locatie bepalend zijn. Noteer wie de uiteindelijke keuze heeft bevestigd.

4. Stel 2027 en de juiste feestdagen in

Zet het jaar op 2027 in INSTELLINGEN en controleer FEESTDAGEN afzonderlijk. De datums op dat blad worden afgetrokken bij de werkdagberekening; de jaarinstelling alleen bewijst niet dat alle feestdatums zijn bijgewerkt. Neem alleen dagen op die voor jouw organisatie en rooster als vrije dag gelden.

Rijksoverheid noemt voor 2027 onder meer maandag 29 maart, dinsdag 27 april, donderdag 6 mei en maandag 17 mei. Een officiële feestdag geeft niet automatisch recht op vrij: controleer de cao of arbeidsovereenkomst. Als bijvoorbeeld Goede Vrijdag bij jullie een gewone werkdag is, moet die niet ongemerkt van iedere vakantieaanvraag worden afgetrokken.

5. Controleer de grenzen van de standaardberekening

De gecontroleerde versie gebruikt NETWORKDAYS: maandag tot en met vrijdag, minus de opgegeven feestdagen. Het aantal uren volgt uit werkdagen maal de algemene uren-per-daginstelling. Dat werkt voor het volledige-dagenvoorbeeld hierboven, maar vormt geen individuele roosterberekening voor iemand die iedere woensdag vrij is.

Splits aanvragen die over de jaargrens lopen en controleer het saldo per jaar. Houd wettelijke en extra aanspraken, opbouwjaar en eventuele vervalregels herkenbaar bij. De aanwezigheid van twee tegoedkolommen betekent niet dat iedere juridische vervaltermijn of uitzonderingssituatie automatisch is beoordeeld.

Voor het verdelen van diensten lees je het werkroostervoorbeeld met pauzes en vervanging. Voor beschikbare projecturen na verlof gebruik je de capaciteitsplanning met vier medewerkers. Zo houd je verlofrecht, aanwezigheid en projectbelasting uit elkaar.