Verlofregistratie in Excel: teamvoorbeeld voor 2027

Met verlofregistratie in Excel wil je twee dingen tegelijk zien: hoeveel vakantie iemand overhoudt en of het team bezet blijft. Hieronder plan je zes medewerkers voor de zomer van 2027. Je ontdekt een overlap, verplaatst één aanvraag in overleg en controleert het saldo voordat de planning definitief wordt.

1. Begin bij uren, rooster en afspraken

Het wettelijke minimum bedraagt volgens RVO op Ondernemersplein viermaal de wekelijkse arbeidsduur in vakantie-uren per jaar. Wie het volledige jaar 40 uur per week werkt, bouwt daarmee 160 wettelijke vakantie-uren op. Extra vakantie volgt uit de toepasselijke afspraken. Reken eerst in uren; een werkdag duurt niet bij iedere medewerker even lang.

Ons fictieve team werkt van maandag tot en met vrijdag, acht uur per dag. Alle zes medewerkers hebben voor dit voorbeeld 25 dagen tegoed: 20 wettelijke en 5 extra dagen, zonder meegenomen saldo uit eerdere jaren. Daardoor zijn dagtotalen onderling vergelijkbaar. Hoe dat bij deeltijd in uren werkt, zie je hieronder in de verlofkaart van een medewerker met 32 uur per week.

2. Bekijk de aanvragen voordat je ze goedkeurt

De saldoberekening is telkens 25 min eerder opgenomen dagen min de nieuwe goedgekeurde aanvraag. Voor Anna is dat 25 − 5 − 10 = 10. De tabel laat een situatie na akkoord zien. In het bestand blijven aanvragen met “In behandeling” apart zichtbaar; het definitieve saldo telt goedgekeurde vakantie mee.

3. Los de overlap op met een concrete afspraak

In deze afdeling zijn voor de gekozen taken minimaal vier van de zes medewerkers nodig. Op 19 tot en met 23 juli zijn Anna, Bram en Cem tegelijk afwezig. Er blijven drie mensen over. Bovendien moet er dagelijks iemand zijn die de klantafsluiting kan uitvoeren; alleen het aantal aanwezigen controleren is dus niet voldoende.

De voorbeeldnorm van vier aanwezigen is een interne werkafspraak, geen wettelijke personeelsnorm. Bij een andere afdeling kunnen specifieke bevoegdheden, openingstijden of een minimale bezetting per locatie bepalend zijn. Noteer wie de uiteindelijke keuze heeft bevestigd.

4. Stel 2027 en de juiste feestdagen in

Zet het jaar op 2027 in INSTELLINGEN en controleer FEESTDAGEN afzonderlijk. De datums op dat blad worden afgetrokken bij de werkdagberekening; de jaarinstelling alleen bewijst niet dat alle feestdatums zijn bijgewerkt. Neem alleen dagen op die voor jouw organisatie en rooster als vrije dag gelden.

Rijksoverheid noemt voor 2027 onder meer maandag 29 maart, dinsdag 27 april, donderdag 6 mei en maandag 17 mei. Een officiële feestdag geeft niet automatisch recht op vrij: controleer de cao of arbeidsovereenkomst. Als bijvoorbeeld Goede Vrijdag bij jullie een gewone werkdag is, moet die niet ongemerkt van iedere vakantieaanvraag worden afgetrokken.

Verlofkaart per medewerker: opbouw, opname en saldo

Een verlofkaart is het overzicht per medewerker: hoeveel vakantie is er opgebouwd, hoeveel is opgenomen en wat blijft er over. Bij deeltijd reken je die kaart het best in uren. Neem Sanne, een fictieve medewerker die het hele jaar 32 uur per week werkt. Haar cao geeft naast het wettelijke minimum 32 bovenwettelijke vakantie-uren.

Waarom 6,4 uur per werkdag? Sanne werkt 32 van de 40 uur, dus 0,8 van een volle week. Een hele week vakantie kost haar daardoor 32 uur, precies één werkweek, ongeacht of ze vier of vijf dagen per week werkt. In beide gekozen weken valt geen feestdag, dus er gaat niets af voor vrije dagen.

In Verlofregistratie Excel staat deze verlofkaart op het blad SALDO. Je vult bij MEDEWERKERS de uren per week en het bovenwettelijke tegoed in; het wettelijke tegoed volgt uit 4 × de uren per week. Iedere goedgekeurde vakantieaanvraag telt naar rato van die uren mee: werkdagen × (uren per week ÷ 40). Voor Sanne levert dat dezelfde 64 uur en hetzelfde saldo van 96 uur op als de tabel.

Die verdeling is exact voor hele weken en voor medewerkers die hun uren gelijk over vijf dagen spreiden. Werkt iemand vier vaste dagen van acht uur en neemt hij een losse dag op, dan telt het bestand 6,4 in plaats van 8 uur. Controleer losse dagen bij zo’n rooster daarom met het werkelijke rooster.

Wanneer vervallen vakantie-uren?

Voor de verlofkaart is het verschil tussen wettelijke en bovenwettelijke uren belangrijk, omdat ze op een ander moment vervallen. Rijksoverheid (geraadpleegd op 1 oktober 2026) beschrijft de hoofdregels:

• Wettelijke vakantie-uren vervallen een half jaar na het kalenderjaar waarin ze zijn opgebouwd. De wettelijke uren die Sanne in 2027 opbouwt, vervallen dus in beginsel op 1 juli 2028.
• Uitzondering: was de medewerker redelijkerwijs niet in staat om op tijd vakantie op te nemen, bijvoorbeeld door ziekte, of maakte de werkgever dat onmogelijk? Dan geldt een verjaringstermijn van 5 jaar na het opbouwjaar. Een cao of schriftelijke afspraak kan ook een langere vervaltermijn geven.
• Bovenwettelijke vakantie-uren verjaren 5 jaar na het kalenderjaar van opbouw. Ze mogen volgens Ondernemersplein ook worden uitbetaald; wettelijke uren in principe niet, behalve bij het einde van het dienstverband.

Spreek af in welke volgorde opgenomen uren worden afgeboekt en vertel medewerkers tijdig wanneer wettelijke uren dreigen te vervallen. De werkgever moet de medewerker in staat stellen zijn wettelijke vakantie op te nemen.

Verlofregistratie Excel berekent het saldo per kalenderjaar en houdt wettelijke en bovenwettelijke vakantie als aparte verloftypes bij. Een vervaldatum per opbouwjaar berekent het bestand niet. Noteer meegenomen uren uit vorig jaar en hun vervaldatum daarom zelf, bijvoorbeeld in de kolom Opmerkingen bij de medewerker.

5. Controleer de grenzen van de standaardberekening

Het bestand gebruikt NETWORKDAYS: maandag tot en met vrijdag, minus de opgegeven feestdagen. Bij deeltijd wordt dat aantal vermenigvuldigd met de uren per week ÷ 40; de uren volgen uit de dagen maal de ingestelde uren per dag. Dat klopt voor hele weken en gelijk verdeelde uren, maar het is geen individueel rooster: voor iemand die iedere woensdag vrij is, controleer je een losse opgenomen dag zelf.

Splits aanvragen die over de jaargrens lopen en controleer het saldo per jaar. Houd wettelijke en extra aanspraken, opbouwjaar en eventuele vervalregels herkenbaar bij. De aanwezigheid van twee tegoedkolommen betekent niet dat iedere juridische vervaltermijn of uitzonderingssituatie automatisch is beoordeeld.

Voor het verdelen van diensten lees je het werkroostervoorbeeld met pauzes en vervanging. Voor beschikbare projecturen na verlof gebruik je de capaciteitsplanning met vier medewerkers. Zo houd je verlofrecht, aanwezigheid en projectbelasting uit elkaar. Ziekte hoort daar niet bij: hoe je verzuim apart registreert en het verzuimpercentage berekent, lees je in ons voorbeeld met meldingsfrequentie en Poortwachter-termijnen.