Verzuimpercentage berekenen: voorbeeld met meldingsfrequentie en Poortwachter-termijnen

Verzuimpercentage berekenen is eenvoudig: ziektedagen gedeeld door beschikbare dagen. Maar wie alleen naar dat ene getal kijkt, mist de helft. In dit voorbeeld reken je voor een team van twaalf medewerkers over het derde kwartaal van 2026 het verzuimpercentage, de meldingsfrequentie, het nulverzuim en de Bradford Factor uit. Je leest wat je als werkgever wel en niet in je verzuimregistratie mag zetten, en welke Poortwachter-termijnen je bewaakt als iemand langer ziek blijft.

Verzuimpercentage berekenen: de formule

Het CBS definieert het ziekteverzuimpercentage als het totaal aantal ziektedagen van de werknemers, in procenten van het totaal aantal beschikbare dagen in dezelfde periode. In formulevorm:

verzuimpercentage = ziektedagen ÷ beschikbare dagen × 100

De beschikbare dagen zijn het aantal medewerkers maal het aantal dagen in de periode. Het CBS rekent met kalenderdagen, rekent het verzuim van deeltijders om met hun deeltijdfactor en neemt de personeelssterkte in fte. Verzuim langer dan een jaar telt mee; zwangerschaps- en bevallingsverlof niet. Veel kleine werkgevers rekenen liever met werkdagen, omdat ze verzuim ook zo registreren. Beide methoden zijn bruikbaar, zolang je teller en noemer op dezelfde manier telt en je de methode niet halverwege het jaar wisselt.

Het verschil ontstaat doordat een melding van drie weken in kalenderdagen ook de weekenden meetelt, terwijl de noemer dan ook groter wordt. Vergelijk je je eigen cijfer met een branchegemiddelde, gebruik dan dezelfde methode als de bron. In de rest van dit voorbeeld rekenen we met werkdagen.

Meldingsfrequentie en Bradford Factor: signalen, geen oordeel

Het verzuimpercentage zegt hoeveel tijd er verloren gaat, maar niet hoe dat verzuim is opgebouwd. Eén medewerker die drie weken ziek is, geeft hetzelfde percentage als drie collega’s die elk een week thuis zitten. Daarom kijk je ook naar:

• Meldingsfrequentie: het aantal ziekmeldingen gedeeld door het aantal medewerkers in de periode. Een frequentie van 0,58 in een kwartaal betekent dat er per medewerker gemiddeld 0,58 meldingen waren.
• Nulverzuim: het percentage medewerkers zonder ziekmelding in de periode.
• Bradford Factor: S² × D, met S het aantal verzuimperiodes en D het totaal aantal verzuimdagen van één medewerker. Door het kwadraat weegt vaak kort verzuim zwaarder dan één lange periode.

Gebruik die cijfers om het gesprek te beginnen, niet om het af te ronden. Een hoge Bradford-score kan wijzen op werkdruk, een terugkerende klacht of een privésituatie; dat weet je pas na een gesprek, en de inhoud van een ziekte bespreekt de medewerker met de bedrijfsarts, niet met jou. Een score is ook geen grond voor een sanctie. Spreek binnen je organisatie af bij welke signalen je een verzuimgesprek voert, en leg die afspraak vast in je verzuimbeleid.

Voorbeeld: team van 12 medewerkers over een kwartaal

Een fictief installatiebedrijf heeft twaalf fulltime medewerkers. In het derde kwartaal van 2026 (1 juli tot en met 30 september) zijn er 66 werkdagen; er vallen geen feestdagen in. Er komen zeven ziekmeldingen binnen, van vijf verschillende medewerkers. Alle meldingen zijn binnen het kwartaal afgesloten.

Kijk wat de cijfers samen laten zien. Bas heeft de meeste verzuimdagen, maar één afgesloten periode. Sanne heeft maar vier dagen, maar wel drie meldingen in drie maanden en daardoor de hoogste Bradford-score. Dat is geen oordeel over Sanne. Het is een reden om eens te vragen hoe het gaat, en of er in het werk iets is wat helpt. Met Bas bespreek je juist de terugkeer na een langere afwezigheid.

Wil je deze cijfers niet elk kwartaal met de hand uitrekenen, dan kun je in Ziekteverzuim Registratie Excel meldingen, Bradford Factor en nulverzuim per medewerker laten berekenen. Hoe dat eruitziet, zie je verderop.

Wat je als werkgever wel en niet mag registreren

Gezondheidsgegevens zijn bijzondere persoonsgegevens. De Autoriteit Persoonsgegevens schrijft in haar regels voor werkgevers bij zieke werknemers dat je alleen mag vragen en vastleggen wat je als werkgever nodig hebt om het werk te regelen en om te beoordelen of je loon moet doorbetalen. Wat iemand heeft en waardoor dat komt, hoort daar niet bij. Ook niet als de medewerker het zelf vertelt, en ook niet met diens toestemming.

Dat het om korte, herhaalde of langdurige afwezigheid gaat, kun je wel registreren: daarvoor heb je geen medische gegevens nodig. Verwachte duur en belastbaarheid hoor je van de bedrijfsarts of arbodienst. In de praktijk betekent dit: een datum van ziekmelding, een datum van herstel, een soort verzuim en de afspraken over het werk. Geen vrij tekstveld voor “wat heeft hij?”.

Poortwachter-termijnen: week 6, 8, 42 en 52

Duurt een ziekte langer, dan gelden de stappen van de Wet verbetering poortwachter. UWV zet ze in zijn stappenplan bij ziekte van een werknemer op een rij:

Stel dat Bas, die op maandag 3 augustus 2026 ziek werd, niet na drie weken was teruggekomen. Dan zou de probleemanalyse rond 14 september op de agenda staan, het plan van aanpak uiterlijk rond 28 september, en de 42e-weeksmelding uiterlijk op maandag 24 mei 2027. Wie die melding te laat doet, kan volgens UWV een boete van maximaal € 455 krijgen. Reken de data uit vanaf de eerste ziektedag en zet ze direct in je agenda; de bedrijfsarts bewaakt de medische kant, jij de termijnen.

Zo gebruik je Ziekteverzuim Registratie Excel

In Ziekteverzuim Registratie Excel vul je eerst op INSTELLINGEN het jaar, de afdelingen en de feestdagen in, en op MEDEWERKERS het team met afdeling, functie, fte en werkdagen per week. Elke ziekmelding komt op VERZUIMREGISTRATIE: medewerker, begindatum, einddatum en de soort verzuim (kort, herhaald, langdurig of onbekend). Het bestand telt de verzuimdagen als werkdagen van maandag tot en met vrijdag, minus de feestdagen die je hebt ingevuld. Bij lopend verzuim telt het door tot vandaag. Een veld voor een diagnose is er bewust niet.

Op ANALYSE zie je per medewerker het aantal periodes, de dagen, de Bradford Factor met een beoordeling en het verzuimpercentage, en per afdeling de meldingen, dagen, het verzuimpercentage en de meldingsfrequentie. Het DASHBOARD geeft het aantal medewerkers, de meldingen, lopend verzuim, het nulverzuim en de gemiddelde Bradford Factor; in het voorbeeld 58% nulverzuim. Op POORTWACHTER leg je tot tien langdurige casussen vast met de huidige stap, waarna het bestand de deadline vanaf de eerste ziektedag berekent. RAPPORTAGE is een printbaar overzicht voor het managementoverleg.

Twee keuzes in het bestand zijn goed om te kennen. Ten eerste rekent het jaarcijfer met het aantal medewerkers maal de werkdagen van 1 januari tot vandaag; deeltijd en fte weegt het niet mee. Wil je een kwartaalcijfer of een CBS-vergelijking, reken dan zoals hierboven met de dagen van die periode. Ten tweede telt een melding mee in het jaar waarin ze begint. Controleer verder de feestdagenlijst op INSTELLINGEN voor jouw organisatie, en houd de Poortwachter-afspraken met je arbodienst leidend: het bestand helpt je de termijnen te bewaken, maar regelt de re-integratie niet voor je. Het is gemaakt voor maximaal 30 medewerkers en 100 ziekmeldingen per jaar.

Ziekte is geen verlof en hoort niet in je verlofregistratie. Wie de vakantie van het team bijhoudt, ziet in ons voorbeeld van een verlofregistratie in Excel hoe je saldo en bezetting combineert. Voor vervanging tijdens verzuim helpen het werkroostervoorbeeld met pauzes en vervanging en de capaciteitsplanning in Excel.