Werkbon voorbeeld: uren, materiaal en meerwerk ingevuld

Een goed werkbon voorbeeld laat meer zien dan een lijstje uren. In deze uitgewerkte werkbon lossen twee monteurs een storing aan een cv-installatie op. Je ziet hoe je uren per persoon en materiaal noteert, hoe je meerwerk pas uitvoert na een vastgelegd akkoord, waarom je ook niet-factureerbare tijd registreert en hoe je van de werkbon naar een factuur gaat zonder iets te vergeten.

Wat moet er op een werkbon staan?

Er bestaat geen wettelijk model voor een werkbon. Een werkbon is een werkdocument: hij beschrijft wat er bij een klant is gedaan, door wie, hoelang en met welk materiaal. Daarmee onderbouw je later de factuur en kun je vragen van de klant beantwoorden. Een bruikbare werkbon bevat in elk geval:

• een uniek werkbonnummer en de datum van uitvoering;
• klant, werkadres en contactpersoon;
• de opdracht: wat was het probleem of wat moest er gebeuren;
• per medewerker de gewerkte uren en de werkzaamheden;
• het gebruikte materiaal met aantal, eenheid en prijs;
• apart gemarkeerd meerwerk, met een verwijzing naar de afspraak;
• het resultaat bij oplevering en de reactie van de klant.

Een werkbon is geen factuur. Voor een factuur gelden de factuureisen van de Belastingdienst, zoals je btw-identificatienummer, een opeenvolgend factuurnummer, het btw-tarief en het btw-bedrag. Een werkbon met bedragen exclusief btw is daarvoor de onderbouwing, niet de vervanging.

Voorbeeld: storing cv-installatie in een kantoor

Meridiaan Techniek BV krijgt op 13 oktober 2026 een melding van Kantoorcentrum De Linde: op de tweede verdieping wordt het niet warm. De volgende ochtend gaan twee monteurs langs. Ze vinden een defecte circulatiepomp, vervangen die en ontluchten de installatie. Bedrijf, klant en bedragen in dit voorbeeld zijn verzonnen.

Twee dingen vallen op. Ten eerste staan de uren per persoon op de werkbon, ook als twee monteurs tegelijk hetzelfde doen. Dan kun je later uitleggen waarom er 5 uur staat voor een klus van 2,5 uur. Ten tweede staat de garantiecontrole er gewoon op, met bedrag nul. Dat hoort bij de volgende vraag: waarom zou je tijd noteren die je niet factureert?

Wil je dezelfde opbouw voor je eigen klussen gebruiken, dan kun je in Werkbon Excel uren, materiaal en meerwerk per werkbon laten optellen. Hieronder zie je per onderdeel waar je op let.

Meerwerk: pas uitvoeren met een vastgelegde afspraak

Tijdens het ontluchten merkt Daan dat de radiatorkraan in kamer 2.14 lekt. Die hoort niet bij de storing. Hij belt de contactpersoon, Fatima Yilmaz, en noemt de prijs: een nieuwe kraan van € 48,00 plus een half uur werk. Zij bevestigt om 10.42 uur per mail. Pas daarna vervangt Daan de kraan.

Juist bij meerwerk ontstaan discussies. De KVK raadt in de gids starten als zzp’er in de bouw aan om in je algemene voorwaarden vast te leggen wat meerwerk is, welke kosten je ervoor rekent en hoe je ermee omgaat. Een mondelinge afspraak is volgens de KVK net zo geldig als een schriftelijke, maar op papier kun je makkelijker nagaan wat er is afgesproken. Leg daarom per meerwerkregel vast:

• dat het meerwerk is (en geen onderdeel van de oorspronkelijke opdracht);
• wat er extra is gedaan en welk materiaal er is gebruikt;
• een verwijzing naar het akkoord, zoals “Mail F. Yilmaz 14-10-2026 10:42”;
• de prijs, of de afspraak dat het op nacalculatie gaat.

Begint een klus met een vaste prijs uit een offerte, leg dan vast welke versie de klant heeft geaccepteerd. Meerwerk is alles wat daar niet in staat. Hoe je versies en akkoord bijhoudt, lees je in offerte maken in Excel met versies, geldigheid en opvolging.

Kun je geen akkoord krijgen terwijl het werk wel nodig is, noteer dan wat je hebt gezien en vraag eerst toestemming. Een lekkende kraan kan wachten tot er een akkoord is; een extra regel op de factuur zonder afspraak leidt vaak tot een betwiste factuur.

Niet-factureerbare tijd toch registreren

Noor gebruikte een half uur om een thermostaat te controleren die het bedrijf eerder had geplaatst. Dat valt onder garantie en wordt niet gefactureerd. Toch staat het op de werkbon. Daar zijn drie goede redenen voor:

• Je ziet wat een klus echt kost. Zes gewerkte uren tegenover 5,5 gefactureerde uren. Als garantiewerk structureel veel tijd kost, wil je dat weten voordat je je volgende prijs bepaalt.
• Je kunt het uitleggen. De klant ziet dat de controle is gedaan en dat die niet in rekening wordt gebracht.
• Je planning klopt. De monteurs waren die ochtend langer bezig dan de factureerbare uren laten zien.

Hetzelfde geldt voor reistijd, wachttijd of een extra controle die je uit kwaliteitsoverwegingen doet. Of je zulke tijd wel of niet in rekening brengt, is een afspraak met je klant. Registreren doe je hem altijd.

Van werkbon naar factuur: wat staat nog open?

Na de oplevering op 14 oktober bevestigt de klant per mail dat de verdieping weer warm is. De werkbon heeft status Gereed en er staat € 586,40 klaar om te factureren. Er is nog geen factuur geregistreerd, dus het hele bedrag staat open.

Verstuur de factuur op tijd. Volgens de Belastingdienst verstuur je een factuur uiterlijk op de 15e dag van de maand na de levering. Voor werk dat op 14 oktober klaar is, is dat uiterlijk 15 november. Wacht dus niet eindeloos op een reactie van de klant als de factuurtermijn daardoor in gevaar komt. Hoe je de factuur zelf opbouwt, met btw, nummering en pdf, zie je in de gids factuur maken in Excel met arbeid en materiaal.

Factureer je in delen, bijvoorbeeld een voorschot en een eindfactuur, of stuur je later een creditnota? Registreer dan per werkbon welk deel van welke factuur erbij hoort. Een factuur voor twee werkbonnen verdeel je; je zet niet bij beide werkbonnen het hele factuurbedrag. Zo blijft het restbedrag per klus kloppen.

Werk je op uurbasis voor meerdere klanten, dan is het ook handig om je uren apart bij te houden. Het ingevulde urenregistratievoorbeeld laat zien hoe je uren per klant en per week controleerbaar maakt.

Werkbon-app of Excel: wanneer kies je wat?

Er zijn veel werkbon-apps, en voor een deel van de bedrijven zijn die de betere keuze. Eerlijk vergeleken:

Werkbon Excel registreert de naam, datum en bewijsverwijzing van de klantreactie, maar geen geverifieerde handtekening. Is die handtekening voor jouw klanten een eis, kies dan een app. Wil je vooral grip op uren, materiaal, meerwerk en wat er nog gefactureerd moet worden, dan is een overzichtelijk spreadsheet vaak genoeg.

Het werkbon voorbeeld invullen in Werkbon Excel

1. Opdrachten: werkbonnummer 2031, aanmaak- en plandatum, klant, werkadres, contactpersoon, de opdracht en de status (Gepland, In uitvoering, Gereed of Geannuleerd).
2. Uren: per regel medewerker, datum, werkzaamheden, uren in decimalen, tarief exclusief btw, factureerbaar Ja of Nee, soort werk (Regulier of Meerwerk) en bij meerwerk de akkoordreferentie.
3. Materialen: artikelcode, omschrijving, aantal, eenheid en verkoopprijs. Kopieer veelgebruikte artikelen als waarde uit de Catalogus, zodat een latere prijswijziging oude werkbonnen niet verandert.
4. Oplevering: opleverdatum, resultaat, een verwijzing naar foto’s of rapport, en de klantreactie (Open, Bevestigd of Betwist) met naam en bewijs.
5. Facturatie: registreer de echte factuur of creditnota met het bedrag dat bij deze werkbon hoort. Het dashboard laat zien wat er nog openstaat.
6. Werkbon: kies het werkbonnummer en de pagina en exporteer als pdf voor de klant. Er passen vier uren- of materiaalregels op een pagina; de totalen gelden voor de hele werkbon.

Het bestand is gemaakt voor één Nederlands bedrijf met binnenlandse zakelijke dienstverlening, bedragen in euro en kalenderjaar 2026, op basis van uren en materiaal (nacalculatie). Het maakt geen facturen, rekent geen btw en controleert geen cao- of arbeidstijdenregels. Een vaste aanneemsom past er niet in. De invoercontrole signaleert wel als dezelfde medewerker op één dag meer dan 24 uur heeft staan, als meerwerk geen akkoordreferentie heeft of als een opdracht gereed staat zonder opleveringsrecord.