Declaratieformulier Excel
19,00 €
Weet welk bedrag je medewerker nog moet ontvangen
Beschrijving
Declaratieformulier Excel – van ingediende bon naar afrekensaldo
Breng kosten, kilometers en betalingen bij elkaar en zie wat er na goedkeuring nog openstaat.
Een medewerker levert bonnen in, heeft al een voorschot ontvangen en krijgt later een deel uitbetaald. Wat staat er dan nog open? Declaratieformulier Excel verbindt de ingediende kosten met het besluit en de geregistreerde geldstromen.
De template is bedoeld voor één Nederlandse werkgever, bedragen in EUR en kalenderjaar 2026. Je krijgt tien werkbladen met ingevulde fictieve gegevens, een dashboard, een formulier voor PDF-export en een Nederlandse handleiding. Originele bewijsstukken bewaar je zelf; in Excel leg je de referenties vast.
Van losse bonnen naar een verklaarbaar saldo
Waar losse formulieren tekortschieten
- Het voorgeschoten bedrag staat in een apart overzicht.
- Je ziet niet direct of een declaratie al beoordeeld is.
- Een gedeeltelijke uitbetaling raakt uit beeld.
- Te betalen en terug te ontvangen bedragen worden door elkaar opgeteld.
Wat je samen vastlegt
- Kosten en ritten onder één declaratienummer.
- Een handmatig besluit met datum en bewijsreferentie.
- Voorschotten, betalingen en terugstortingen per declaratie.
- Positieve en negatieve saldi afzonderlijk op het dashboard.
Wat kun je met dit declaratieformulier?
Kosten met een duidelijke bonreferentie
Noteer datum, leverancier, zakelijk doel, bonreferentie en het bedrag inclusief btw. Geef aan welk aandeel zakelijk is. De vergoeding wordt per regel op centen afgerond. Alleen kosten die de medewerker zelf betaalde: uitgaven met een bedrijfskaart horen er niet bij.
Kilometers met een tarief per rit
Registreer route, doel, afstand en het door de werkgever gekozen tarief. Zakelijke ritten en woon-werk zijn apart te kiezen. De vaste fiscale referentie voor 2026 staat los van de vergoeding. Een bedrag erboven wordt zichtbaar voor beoordeling; Excel berekent geen loonheffing.
Een besluit dat je kunt terugvinden
Gebruik Concept, Ingediend, Goedgekeurd of Afgewezen. Leg bij een besluit de datum, beoordelaar en bewijsreferentie vast. Zo staat de beslissing naast de declaratie. De goedkeuring is handmatig en geldt voor de hele declaratie; het bestand verifieert geen handtekeningen.
Anticiperen op voorschotten en restbedragen
Registreer voorschotten, uitbetalingen en terugstortingen afzonderlijk. Na een geldig besluit berekent Excel het afrekensaldo. Een positief saldo is nog te betalen aan de medewerker; een negatief saldo is terug te ontvangen. Ook een afgewezen declaratie kan een terug te betalen voorschot hebben.
Een dashboard voor de volgende betaalronde
Bekijk wat nog uitbetaald of terugontvangen moet worden, welke declaraties ingediend zijn en welk kilometerbedrag boven de referentie ligt. Twee grafieken tonen de geclaimde bedragen per actuele status en de goedgekeurde bedragen per besluitmaand.
Een formulier om als PDF te bewaren
Kies een declaratienummer en pagina. Het formulier toont maximaal vijf volledige kostenregels of ritten per pagina, met medewerker, besluitreferentie en de totalen van de hele declaratie. Exporteer alle aangegeven pagina’s en bewaar de bijbehorende bonnen apart.
Declaratiebeheer, geen juridisch of fiscaal advies
Je bepaalt zelf welke kosten en tarieven volgens je bedrijfsbeleid vergoed worden. De template controleert invoer en samenhang, maar beoordeelt geen recht op vergoeding, fiscale aftrek of geldigheid van een besluit. Ze biedt geen garantie van naleving. Laat je vergoedingsbeleid en fiscale verwerking zo nodig beoordelen.
Geen loonadministratie, WKR-berekening, btw-aangifte, automatische btw-aftrek, vreemde valuta, GPS, bankkoppeling of digitale ondertekening. Btw van de bon is uitsluitend informatief. Kilometervergoedingen boven de referentie en aanvullende autokosten vragen een afzonderlijke beoordeling. De goedkeuring en betalingen worden handmatig geregistreerd.
Bekijk de werkbladen van Declaratieformulier Excel
Zie wat nog betaald of terugontvangen moet worden
Gescheiden saldi, ingediende declaraties en twee grafieken op één dashboard.
Bewaar de gekozen declaratie als PDF
Medewerker, kosten, ritten en afrekening met vijf regels per aangegeven pagina.
Leg kosten en bewijsreferenties vast
Brutobedrag, zakelijk aandeel en bonreferentie als basis voor de vergoeding.
Houd afstand en vergoeding per rit bij
Route, doel en tarief met een afzonderlijke fiscale referentie voor 2026.
Verreken voorschotten en betalingen
Registreer uitgaande bedragen en terugstortingen met een bewijsreferentie.
Navigeer direct naar het juiste werkblad
Duidelijke knoppen en een START-knop op elk van de tien werkbladen.
Specificaties en aan de slag
Tien werkbladen
START, Dashboard, Declaratie, Instellingen, Declaraties, Kosten, Kilometers, Geldstromen, Medewerkers en Handleiding. De handleiding bevat de werkwijze, bronnen en gebruiksgrenzen.
Begin met je eigen organisatie
Maak een werkkopie. Vervang de fictieve organisatie, medewerkers, declaraties en bewijsreferenties. Vul alleen de oranje invoercellen in. Formules zijn beschermd tegen onbedoeld overschrijven; de START-knoppen werken ook met die bescherming.
Controleer vóór goedkeuring en betaling
Los alle meldingen op. Foutieve gekoppelde regels blokkeren het afrekensaldo; ook losse ongeldige regels blijven als melding zichtbaar. De status en bewijsreferentie registreer je zelf. Een ingediende declaratie is nog geen betaalopdracht.
Lees het saldo in de juiste richting
Saldo = goedgekeurd bedrag min voorschotten en uitbetalingen, plus terugstortingen. Bij afwijzing is het goedgekeurde bedrag nul. Open declaraties hebben nog geen definitief afrekensaldo: volg hun voorschotten via het gefilterde geldregister. Het bestand voert geen betalingen uit.
Deel alle PDF-pagina’s van één declaratie
Selecteer het nummer en de pagina bij Instellingen. Exporteer alle aangegeven pagina’s; kosten komen vóór ritten. Controleer het afdrukvoorbeeld en herstel meldingen voordat je het formulier gebruikt. Deel alleen deze PDF, nooit het hele bestand met gegevens van andere medewerkers.
Bewaar de originele bewijsstukken
Bonnen, besluiten en bankbewijzen worden niet in het bestand opgeslagen. Bewaar de originelen en gedateerde Excel- en PDF-kopieën afzonderlijk. Oude selecties gebruiken huidige organisatiegegevens. Bladbescherming is geen versleuteling. Uitbreiding van de vaste capaciteit vraagt aanpassing en opnieuw testen. Mac, Excel web, Google Sheets en Numbers zijn niet getest.
Voor wie is deze template geschikt?
Voor kleine Nederlandse werkgevers die declaraties en vergoedingen lokaal in Excel willen beheren.
Breng je volgende declaratie tot een duidelijke afrekening
Leg kosten en ritten vast, beoordeel de declaratie en zie welk bedrag na voorschotten en betalingen nog openstaat.
Koop Declaratieformulier Excel en krijg grip op je vergoedingen
Eenmalige aankoop · 10 Nederlandse werkbladen · geen macro’s
Aanvullende informatie
| Bestand | XLSX |
|---|---|
| Taal | Nederlands |
| Werkbladen | 10 |
Beoordelingen
Er zijn nog geen beoordelingen.