Beschrijving

Ledenadministratie Excel — AVG-proof ledenbeheer voor verenigingen en stichtingen

Beheer uw leden, contributie over 5 jaar, communicatie, ALV en jubilea in één bestand — mét een ingebouwd verwerkingsregister en automatische bewaartermijn-bewaking. Ontworpen voor secretarissen en bestuursleden die het zonder duur abonnement willen regelen.

Houdt u de ledenadministratie van uw vereniging of stichting bij? Een ledenregister is verplicht (art. 2:27 BW) en valt volledig onder de AVG. Dit sjabloon combineert een compleet ledenbeheer met de privacy-verplichtingen die daarbij horen — zonder maandelijks abonnement en zonder dat u zelf formules hoeft te bouwen.

Het bestand bevat 10 gekoppelde werkbladen met ruimte voor 250 leden, een contributiematrix over 5 jaar, een verwerkingsregister (art. 30 AVG), SEPA-machtigingen, een automatische ALV-quorumberekening en een dashboard met kerncijfers. Alles werkt op formules — geen macro’s.

Waarom deze ledenadministratie?

Gratis sjabloon of duur abonnement

Ledensoftware kost al snel €11 – €22 per maand, jaar na jaar
Gratis sjablonen tonen alleen het lopende jaar — geen meerjarig overzicht
Een statische ‘AVG-checklist’ helpt niet bij de bewaartermijn
Geen signaal wanneer gegevens van oud-leden verwijderd moeten worden
Inzageverzoeken (art. 15 AVG) en verwerkers nergens vastgelegd

Met dit sjabloon

Eenmalige aanschaf — voor altijd van u, geen abonnement
Contributie over 5 jaar: structurele wanbetaling valt meteen op
Automatische bewaartermijn: leden krijgen na 2 jaar het signaal ‘VERWIJDEREN’
Ingevuld verwerkingsregister (art. 30 AVG), klaar voor gebruik
Log voor inzageverzoeken en verwerkersovereenkomsten ingebouwd

Wat bevat het sjabloon?

Ledenregister

Tot 250 leden met NAW-gegevens, geboortedatum, categorie en status. Contributie per jaar, jaren lidmaatschap en de AVG-bewaartermijn worden automatisch berekend. Inclusief SEPA-machtiging en mandaatnummer.

Contributie over 5 jaar

Houd per lid en per jaar de betaalde contributie bij. Groen = betaald, zodat structurele wanbetaling over meerdere jaren direct zichtbaar is. Met openstaand bedrag en percentage betaald.

AVG-bewaartermijn (automatisch)

Gegevens van oud-leden mogen niet langer dan 2 jaar na einde lidmaatschap worden bewaard. Het sjabloon markeert deze leden automatisch met ‘VERWIJDEREN’ — iets wat geen gratis sjabloon doet.

Verwerkingsregister (art. 30 AVG)

Een ingevuld verwerkingsregister met doel, categorieën gegevens, grondslag, ontvangers, verwerkers en bewaartermijn. Plus een log voor inzageverzoeken (art. 15) en verwerkersovereenkomsten.

ALV-quorum & communicatie

Bereken automatisch of het quorum gehaald is volgens uw statutaire percentage. Log uitgaande communicatie met de juiste AVG-grondslag (art. 6) als bewijs van zorgvuldige verwerking.

Jubilea, verjaardagen & export

Verjaardagen deze maand en lidmaatschapsjubilea (5, 10, 25, 40 jaar) worden automatisch gemarkeerd. Een schone export-lijst staat klaar om te kopiëren naar Word, Outlook of Mailchimp.

Belangrijk

Dit sjabloon ondersteunt de verplichtingen uit art. 2:27 BW (ledenregister) en art. 30 AVG (verwerkingsregister). Het vervangt geen juridisch of privacyadvies. Voor verenigingen die bijzondere persoonsgegevens verwerken (bijvoorbeeld gezondheid of religie) raden wij aan een Functionaris Gegevensbescherming (FG) te raadplegen. Beveilig het bestand goed en deel het alleen met bevoegde bestuursleden.

Bekijk het sjabloon in de praktijk

Dashboard

Kerncijfers in één oogopslag: actieve leden, percentage contributie betaald, nieuwe en opgezegde leden en het aantal te verwijderen leden (AVG), met grafieken per categorie en status.

Leden

Het volledige ledenregister met categorie, status, SEPA-machtiging en automatische berekening van contributie, jaren lidmaatschap en de AVG-bewaartermijn.

Contributiematrix over 5 jaar met heatmap voor structurele wanbetaling

Contributie (5 jaar)

Betaalde contributie per lid en per jaar. Groen = betaald, zodat u structurele wanbetalers in één blik herkent. Met openstaand bedrag en percentage betaald.

AVG-verwerkingsregister art. 30 met bewaartermijn-signalering en log inzageverzoeken

AVG-bewijs

Verwerkingsregister (art. 30 AVG), automatische signalering van te verwijderen leden, plus een log voor verwerkersovereenkomsten en inzageverzoeken (art. 15).

ALV-quorum

Bereken automatisch of het quorum gehaald is op basis van het statutaire percentage en het aantal stemgerechtigde leden — direct duidelijk of besluitvorming geldig is.

Verjaardagen en lidmaatschapsjubilea automatisch gemarkeerd

Verjaardagen & Jubilea

Verjaardagen deze maand en lidmaatschapsjubilea (5, 10, 25 en 40 jaar) worden automatisch gemarkeerd, zodat u niemand vergeet te feliciteren.

Technische specificaties

Formaat
.xlsx (Excel 2016+)

Werkbladen
10 bladen

Capaciteit
250 leden, 5 jaar contributie

AVG
Verwerkingsregister + bewaartermijn

Taal
Nederlands

Macro’s
Nee — 100% formules

Voor wie is dit sjabloon?

Deze ledenadministratie is gemaakt voor iedereen die de leden van een vereniging of stichting beheert:

Secretarissen en bestuursleden

Sport- en hobbyverenigingen

Culturele verenigingen

Buurt- en bewonersverenigingen

Stichtingen en ANBI-instellingen

Goede doelen en clubs

Veilig betalen via iDEAL, Bancontact of creditcard

Directe download — direct aan de slag

Nederlandse klantenservice

Wij staan achter ons product

Vindt u een fout in een formule of berekening? Neem contact met ons op en wij lossen het kosteloos voor u op.

Breng vandaag nog orde én privacy in uw ledenadministratie

Binnen enkele minuten heeft u uw leden, contributie en AVG-verplichtingen onder controle — zonder abonnement en zonder macro’s.

Bestel nu — direct downloaden en beginnen

Directe download — geen abonnement, geen macro’s

Ledenadministratie Excel voor verenigingen en stichtingen

Deze ledenadministratie in Excel biedt een compleet en AVG-proof ledenbeheer. Met een ledenregister tot 250 leden, een contributiematrix over 5 jaar, automatische signalering van de AVG-bewaartermijn, een verwerkingsregister (art. 30 AVG), SEPA-machtigingen, een ALV-quorumberekening, jubilea en een dashboard met kerncijfers.

Zoekt u een ledenadministratie Excel, ledenlijst bijhouden, contributie bijhouden, ledenregister AVG of een ledenadministratie sjabloon voor uw vereniging? Met dit sjabloon heeft u alles in één bestand — zonder macro’s, volledig aanpasbaar aan uw vereniging of stichting.

Beoordelingen

Er zijn nog geen beoordelingen.

Wees de eerste om “Ledenadministratie Excel” te beoordelen